La fonction de l’acheteur prend de plus en plus d’importance. Son rôle est essentiel, il est le pivot entre les enjeux de baisse des coûts et celui de l'innovation produit.
A horizon 2025, de quelle manière ses missions vont-elles évoluer ? Quels nouveaux outils digitaux aura-t-il à disposition ? Et comment va-t-il impacter la stratégie de l’entreprise ?
De nombreux cas d’usage digitaux permettent d’accélérer la création de valeur des achats. C’est ce que montre la 3ème édition de l’enquête PwC Digital Procurement EMEA. Ils répondent notamment à des enjeux d’amélioration de sourcing, de sécurisation des approvisionnements, de traçabilité ou RSE. L’acheteur dispose de solutions agiles à forte valeur ajoutée.
Quant aux outils de Procure to Pay (P2P), Source to Contrat (S2C) ou Data Analytics, ils concentrent les plus fortes intentions d’investissement et constituent encore, en ce sens, le socle de la transformation digitale des Achats.
L’expertise métier & technologique
PwC accompagne ses clients sur l’ensemble des dimensions de la transformation digitale des Achats : stratégie digitale, choix de solutions, POCs, accompagnement au déploiement de solutions de Source to Contrat et Procure to Pay, accompagnement au changement, montée en compétences.
PwC accompagne les startups du monde des Achats à accroître leur empreinte auprès des grands groupes à travers son programme SCALE Achats.
Une vision exhaustive du marché Digital Procurement
Afin de proposer un parcours personnalisé et d'identifier les cas d'usages innovants répondant aux problématiques de nos clients, nous réalisons des veilles constantes et des analyses avancées du marché du Digital Procurement.
Après avoir mesuré leur création de valeur et leur faisabilité d’implémentation chez nos clients, nous avons sélectionné 12 cas d’usages accessibles et qui permettent de forts gains d’efficacité.
Comment implémenter ces cas d’usages dans votre organisation ?
L’exemple de la co-construction d’une feuille de route digitale Procure to Pay (P2P) pour un leader français du secteur de la construction et du BTP.
- Dans un contexte de transformation digitale et de sécurisation de ses processus Achats, la Direction des Achats a lancé une initiative d’élaboration d’une feuille de route Procure-to-Pay en parallèle de la mise en œuvre de pilotes digitaux (« Proof of Concept/POC »).
- Les solutions proposées dans le cadre de cette feuille de route devaient répondre à des objectifs de gains de temps et d’apport de valeur au acheteurs, chefs de chantier et comptables.
La démarche proposée repose sur une approche agile par cas d’usages ciblés (Quick wins & POC) en parallèle de la construction d’une feuille de route :
Chantier « Quick Wins / POCs digitaux » : Intelligence Artificielle, RPA, Portail, moteurs de règles
- Définition et sélection de cas d’usages digitaux : Visites ciblées de chantiers pour identification du parcours utilisateurs et des points durs; proposition et priorisation de solutions innovantes (Intelligence artificielle, Robotisation, moteurs de règles, Process Intelligence, …)
- Conception & Réalisation de 3 POCs : Chat Bot Fournisseurs, Scan et archivage des Bons de Livraisons, Automatisation de la création de catalogues.
Chantier « Feuille de Route » :
- Réalisation d’un séminaire digital avec l’équipe dirigeante pour sensibiliser aux meilleures pratiques digitales autour du Procure-to-Pay (Robotic Process Automation, Process Intelligence, Intelligence Artificielle, Spend analytics, …)
- Rédaction d’une feuille de route moyen terme qui repose sur l’utilisation de la données au service du métier Achats et analyse de l’impact du modèle opérationnel.
- Des tests pertinents d’usage de nouvelles technologies avant généralisation au sein du Groupe (projet en cours)
- Un plan d’actions précis de déploiement de solutions de gestion de la données achats
Quelques exemples de cas d’usage digitaux au cœur du parcours acheteur de demain
Tail spend automation pour automatiser les achats à faible valeur ajoutée
En moyenne chez nos clients, 80 % des demandes d’achats sont liées au tail spend, mais ne représentent que 5 % des dépenses totales. Le temps consacré à traiter ces demandes est conséquent, d’autant que le cycle total d’une demande d’achat équivaut en moyenne à 12 heures de travail. En automatisant les appels d’offres liés au tail spend, les acheteurs peuvent se consacrer aux familles d’Achats stratégiques et aux fournisseurs majeurs.
- Grâce à la définition d’un seuil (Ex : 500€) et la structure d’un processus, l’outil est paramétré pour recevoir directement les demandes d’Achats des clients internes.
- L’outil génère ensuite automatiquement un appel d’offre. Les propositions de différents fournisseurs sont alors analysées (prix, nature de l’offre, conditions).
- L’outil passe ensuite lui-même la commande.
Fraud Scan pour identifier les fraudes et les opérations malveillantes
Cet outil permet aux organisations Achats de limiter les risques de fraude, grâce à une technologie qui analyse les données d’un ERP à travers trois dimensions : les utilisateurs, les fournisseurs et les articles achetés. Le nombre de fraudes ne cesse d’augmenter. 7 entreprises françaises sur 10 en ont été victimes entre 2016 et 2018. 12 % des entreprises françaises ont même perdu plus d’un million de dollars à cause des fraudes en 2018. (Source : PwC France)
- Grâce à des technologies de Data mining, de Cloud et de Business intelligence, des analyses détaillées sont effectuées en temps réel afin de détecter des anomalies.
- Fraud Scan récupère de manière automatisée et à une fréquence définie les données du périmètre à contrôler.
- Les rapports d’analyses sont dynamiques et permettent d’identifier de potentielles fraudes liées notamment à : la ségrégation des tâches des utilisateurs, aux RIB fournisseurs suspects ou aux différences significatives de prix de certains articles.
Process Intelligence pour optimiser les délais de paiement fournisseurs
En moyenne chez nos clients, plus d’une facture sur 3 est payée au-delà des 60 jours imposés par la loi LME. Chaque situation est différente et nécessite des plans d’actions bien précis en fonction des processus et des outils utilisés par les organisations Achats. Nos outils de Process Intelligence permettent d’identifier facilement les éléments limitant le bon fonctionnement de cette étape cruciale entre un fournisseur et son client. Ce dispositif permet d’optimiser les processus transactionnels et de réduire considérablement leur temps de gestion.
- L’outil peut extraire les données de n’importe quel ERP grâce à nos outils d’extraction, de traitement et d’upload (ETL).
- Il permet ensuite rapidement d’identifier les goulots d’étranglement du système qui causent des problèmes de retard.
- Les rapports d’analyses sont ensuite visibles depuis le tableau de bord dynamique. Nous proposons ensuite un plan d’action détaillé pour fluidifier les processus et limiter les risques.
Chatbot fournisseurs pour automatiser les échanges relatifs au traitement des factures
Lorsqu’un fournisseur souhaite connaître l’avancement d’une de ses factures, il contacte très souvent l’acheteur qui est, très souvent, son contact privilégié. La charge de travail est alors coûteuse et chronophage pour l’acheteur comme pour la comptabilité fournisseurs. Chez l’un de nos clients, 95 % des appels provenant des fournisseurs étaient liés à l’état d’avancement de leurs factures. Le chatbot permet aux fournisseurs de consulter directement le statut de leurs factures, ce qui permet d’obtenir de précieux gains de performance.
- Le fournisseur se connecte au chatbot grâce à un système d’identification sécurisé. Cela permet d’avoir une communication personnalisée et un accès direct à ses documents administratifs.
- Le fournisseur fait sa demande écrite ou vocale à l’assistant. Celui-ci a un accès direct à la base de données contenant tous les documents relatifs aux transactions qu’il a avec son client.
- Le chatbot informe en temps réel le fournisseur du statut de sa facture et des actions à effectuer si nécessaire.
