Délais de paiement

Maîtrisez vos délais de règlement fournisseurs

Les délais de paiement ont un impact significatif sur la bonne marche des entreprises mais également un impact réputationnel et financier. Les pouvoirs publics se sont emparés du sujet et, depuis 2018, le nombre de contrôles et d'amendes est en constante augmentation.

Dans ce contexte, il est nécessaire d’agir sur toute la chaîne achat, depuis la contractualisation jusqu’au paiement.

La France est un mauvais élève en matière de respect des délais de paiement fournisseurs. C’est même la première cause de faillite des TPE et PME dans notre pays. Pour lutter contre ces retards de paiement, l’État a réagi avec la loi Sapin 2. Des contrôles renforcés et accélérés de la DGCCRF 1 et de la DIRECCTE 2 ont été organisés, les sanctions financières ont été durcies et un principe de « Name & Shame » a également été mis en place. Celui-ci prévoit que les noms des entreprises condamnées soient systématiquement publiés sur le site de la DGCCRF.

Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes

Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi

COVID-19 : quels sont les impacts sur les délais de paiement ?

Homme travaillant

Dans le contexte actuel, plus que jamais, le rôle des fonctions Risques est de remettre de la cohérence dans les processus d'achats.

Le comité de crise sur les délais de paiement relève aujourd'hui un ralentissement des cas de retards de paiement qui s'explique notamment par la baisse d'activité. Malgré cette amélioration, le comité maintient sa vigilance vis à vis des tensions qui pourraient par ailleurs se multiplier avec la reprise de l'activité. Le besoin en trésorerie des entreprises est plus pressant que jamais et la rapidité des paiements sera l'une des clés de la reprise.

Au delà du contexte actuel, nous observons ainsi une multitude de petits problèmes qui s'accumulent sur toute la chaîne de paiement. C'est un sujet orienté « processus », plus qu'une volonté managériale, affichée ou non, de vouloir optimiser le besoin en fonds de roulement. Par exemple, il peut s'agir de clauses contractuelles interprétables, de règles de délégations complexes, de procédures de gestion peu intégrées entre un centre de services partagés et un site client, ou encore d'un mauvais paramétrage de campagne de paiement. En somme, les causes explicatives des retards de paiement ne manquent pas et peuvent donc être multiples.

La responsabilité étant diluée sur toute la chaîne de paiement (achat, trésorerie, comptabilité juridique, budget holder etc…), le rôle des fonctions Risques est clé pour obtenir la vision d'ensemble du processus et aider à sensibiliser (risque remonté dans la cartographie des risques, revue de la chaîne de paiement à prévoir au plan d'audit, contrôles spécifiques à intégrer dans le référentiel de contrôle, ...) sur les pratiques à mettre en place.

Visualisation de processus

Des processus à optimiser pour maîtriser les délais de paiement

Le sujet est complexe et pas toujours bien maîtrisé. En effet, dans certains secteurs comme celui du transport, les boissons alcoolisées, le cuir, les jouets ou encore l’orfèvrerie de nombreux délais de paiement coexistent à côté du délai de droit commun maximum de 60 jours. À cela s’ajoute une sanction si le délai convenu contractuellement avec un fournisseur est dépassé.

Les causes de retard, loin de se limiter à des problèmes de trésorerie, sont multiples et se cumulent souvent en cascade sur toute la chaîne de paiement. C’est davantage un sujet « process » que le fruit d’une volonté managériale, affichée ou non, d’optimiser le besoin en fonds de roulement.

Les délais peuvent également être impactés négativement par des clauses contractuelles ambigües, un mauvais paramétrage de campagne paiement dans un progiciel, ou encore un trop long délai de saisie des factures avant de les inscrire dans un workflow.

Il convient donc de répondre à cet enjeu dans sa globalité. Des règles simples et claires partagées par tous, des processus régulièrement améliorés, sont la clé de la maîtrise des délais de paiement.

Un diagnostic approfondi, assorti de recommandations personnalisées

Pour vous accompagner dans la maîtrise de vos délais de paiement, nous mettons à votre service une équipe multicompétences.

Nos avocats juristes vous accompagnent et assistent afin d'anticiper et de maîtriser les conséquences en matière de violation de délais de paiement. Ils vous aident notamment dans le cadre de vos courriers en réponse à l’administration, cadrent vos échéances réglementaires en fonction de leur typologie. Pour cela, ils élaborent une grille de critères juridiques afin d’être alignés avec les modalités de contrôle des autorités administratives.

Nos équipes contrôle interne examinent vos processus achats et leurs zones de risque sur l’ensemble de votre chaîne de valeur : de la commande au règlement de la facture et aux litiges éventuels, puis les modélisent.

Enfin, nos experts data analysent vos données fournisseurs sur l’ensemble de vos transactions pour quantifier précisément les délais de paiement par typologie de fournisseur et identifier les causes génératrices de retard. Pour cela, ils utilisent des outils dynamiques de « process intelligence » et de « datavisualisation » qui permettent de balayer l’ensemble des cas et les différents « chemins » empruntés par les factures puis de repérer les dysfonctionnements. Des causes de retard insoupçonnées sont souvent révélées à cette occasion. Enfin, après l’identification des points de blocage nos équipes mènent des entretiens avec les acteurs du processus.

Cette revue approfondie de vos processus achats et comptabilité fournisseurs permet d’établir un diagnostic de vos délais de paiement et de vous adresser des recommandations pour corriger les faiblesses identifiées et assurer votre mise en conformité. À la clé, une visibilité et une sécurité accrues sur ce processus et des risques d’amende réduits en cas de contrôle.

« N’attendez pas d’être contrôlé pour revoir l’ensemble de votre processus achat. Inscrivez la revue de vos délais de paiement dans vos audits internes et privilégiez une approche globale. »

François d’Andigné, Directeur Risques, Audit & Contrôle Internes, PwC France

Webcast délais de paiement : quels enjeux et comment s'y préparer ?

Contexte, principaux enjeux pour les entreprises, points clés de la réglementation, opportunités d'amélioration du processus achats : découvrez les retours d'expérience des experts PwC.

Avec l'intervention de :

  • François d'Andigné, Directeur, Risques, Controle & Audit interne, PwC France  
  • Edith Baccichetti, Associée, Avocat, PwC Société d'Avocats
  • Jean-David Benassouli, Associé, Data & Analytics, PwC France

Webcast teaser

Délais de paiement : quels enjeux et comment s'y préparer ?

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François d'Andigné

François d'Andigné

Directeur Risques, audit et contrôle internes, PwC France

Tel : +33 1 56 57 50 08

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