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Préparer un événement comme les Jeux de Paris 2024 nécessite une bonne maîtrise de la gestion de projet. Pour une manifestation de cette ampleur, on attend une organisation sans faille. L'accompagnement à la gestion de projet fait justement partie des missions incluses dans le partenariat de PwC avec Paris 2024.
Témoignage de Nada Rhouni, consultante senior PwC et PMO pour les projets billetterie et hospitalité de Paris 2024
Nada, quels sont les enjeux des projets que tu coordonnes pour Paris 2024 ?
La direction de la billetterie a pour objectifs d’optimiser la vente de billets, qui représente un tiers des recettes du comité d’organisation des Jeux, tout en maximisant la présence lors des événements et en garantissant une expérience fluide et sécurisée et des tarifs accessibles. Il est en effet essentiel pour Paris 2024 de “donner au plus grand nombre la chance de vivre l'aventure des Jeux”.
La Direction de l’hospitalité, quant à elle, a pour but d’offrir des expériences exceptionnelles et personnalisées aux différentes parties prenantes (Comités nationaux olympiques (CNO), partenaires …), ainsi qu’aux entreprises et aux individus souhaitant vivre une expérience des Jeux unique. L’enjeu est que celle-ci, “enrichie” et “immersive”, soit “inoubliable”.
En quoi consiste ton rôle de project management officer (PMO) ?
Pour ces Jeux planétaires, les projets démarrent plusieurs années avant le jour J ! Ma mission est de suivre chaque projet qui m’est confié pour m’assurer que l’ensemble des objectifs fixés soient atteints.
Je commence par prendre connaissance du périmètre de chaque direction et appréhender ses missions. Ensuite je co-construis avec les équipes une structure des différents projets selon les objectifs et la stratégie cible, pour ensuite définir les actions à réaliser pour atteindre les objectifs fixés. Ces éléments me permettent de construire des plannings, qui une fois consolidés, permettent d’avoir une vision transverse sur toutes les activités en cours et à venir.
Par la suite, je fais un suivi de ces plannings pour m’assurer que les délais sont bien respectés et que les livrables sont produits. Nous utilisons un outil de gestion des plannings qui me permet d’intégrer divers éléments (échéances à respecter, responsabilités respectives pour chaque action etc.) ainsi que les interactions avec les autres Directions de Paris 2024, le Comité International Olympique, le Comité International Paralympique, les partenaires et les autres parties prenantes.
Le reporting est une part importante de mon rôle. J’utilise des outils comme le 4 box pour synthétiser les réalisations notables, les prochaines échéances, les points de vigilance… Le reporting permet à la Direction de communiquer sur l’avancée des projets et de remonter les éventuels points d’alerte. Outre le planning, j’effectue également un suivi budgétaire.
Qui sont tes interlocuteurs ?
Outre les équipes billetterie et hospitalité, je suis amenée à collaborer étroitement avec les différents prestataires et partenaires, notamment le prestataire officiel des programmes d’hospitalité des Jeux.
A cet égard, le rôle de PMO implique de gérer les relations avec un grand nombre de parties prenantes et de veiller à la transmission des bonnes informations, aux bonnes personnes, au bon moment.
Paris 2024 a annoncé des Jeux innovants. Qu’en est-il dans tes projets ?
Paris 2024 innove en effet sur plusieurs plans, ce qui nécessite encore plus un accompagnement solide, adaptable et expérimenté. Par exemple, Paris 2024 a l’ambition d’exploiter toutes les possibilités offertes par le digital et souhaite ainsi focaliser son offre sur ce canal. Côté hospitalité, Paris 2024 sera le premier comité d'organisation des Jeux Olympiques et Paralympiques à développer son offre d’hospitalité au niveau mondial. Ce nouveau modèle sera mis en place en s’appuyant sur un partenaire unique qui, en collaboration avec la direction interne des Hospitalités, proposera des expériences uniques et exclusives.
En tant que partenaire officiel de Paris 2024, nous avons une compréhension fine de leurs enjeux et une très grande visibilité sur l’organisation globale, puisque nous travaillons sur de très nombreuses missions. Nous sommes ainsi en mesure d’avoir à la fois une vue d’ensemble et beaucoup de granularité dans l’information. Dans mon rôle, cela me permet d’avoir plus de recul et de creuser certains sujets à un niveau qui apporte plus de valeur à notre partenaire.
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