Permettre à l’équipe organisatrice d’anticiper le staffing d’une fonction comptable à nulle autre pareille
Un événement aussi massif se construit sur plusieurs années et passe par des phases bien différentes les unes des autres : rien de linéaire. Au départ réduite, l’équipe comptable de l’organisation sait qu’elle fera face à une importante montée en charge. Celle-ci restait toutefois à qualifier et quantifier afin de pouvoir dimensionner correctement les recrutements sur la durée.
Pour la Direction financière de l’équipe organisatrice, les enjeux étaient multiples :
Disposer de la plus grande visibilité possible sur le staffing à venir malgré les fluctuations d’activité inhérentes à ce type d’événements ;
Pouvoir appuyer les décisions ou demandes d’outillage et de recrutement sur des arguments chiffrés et fiables ;
Anticiper les mesures à mettre en oeuvre, telles que l’investissement dans des outils ou la négociation de contrats d'externalisation ponctuelle ;
Placer l’agilité au coeur de la démarche et identifier très en amont les leviers d’optimisation possible ;
Pour in fine garantir le traitement des opérations comptables au meilleur coût et dans les meilleurs délais.
PwC France nous a fait prendre conscience de l’urgence de renforcement de certaines équipes au sein du service comptable pour éviter de mettre en difficulté la livraison du plus grand événement sportif au monde de 2024.
Construire le plan de charge du staffing de la fonction comptable avec un outil d’analyse
Le premier objectif de la fonction comptable était de comprendre combien de professionnels recruter, avec quel profil et à quel moment pour absorber la montée en charge. Pour cela, PwC France a procédé en trois étapes :
- Identifier les activités clés dans chaque domaine (comptabilité clients, comptabilité fournisseurs, comptabilité générale, notes de frais, activités transverses) et y associer des paramètres permettant de les quantifier (nombre de factures, temps de traitement par facture, etc.). Cette étape s’est appuyée sur des entretiens au sein de l’équipe comptabilité et de documents de l'équipe organisatrice.
- Affiner les hypothèses chiffrées pour chaque indicateur en les confrontant au benchmark comptable dont dispose PwC, puis injectées dans un modèle dynamique créé pour cette mission.
- Déterminer, grâce à un outil de projection et simulation dynamique associant des paramètres à chaque activité comptable, le nombre de personnes nécessaires mois par mois au sein de l’équipe comptable de l'équipe organisatrice.
La Direction financière de l'équipe organisatrice peut ainsi visualiser la courbe des effectifs cibles pour chaque période et gagner en agilité. L’outil de modélisation et d'analyse des données mis au point par PwC France est paramétrable par l'équipe organisatrice afin de pouvoir recalculer en temps réel les effectifs à prévoir sur la durée même si certains paramètres évoluent au fil du temps.
Lors de la mission d’évaluation des besoins pluriannuels de la fonction comptable de l'équipe organisatrice, PwC France a su parfaitement comprendre notre situation actuelle et visualiser la nécessaire montée en charge des équipes comptables en parallèle de la croissance exponentielle de l’activité et des équipes de l'organisation. Cette analyse complète et détaillée nous est très utile pour la planification de notre budget et de nos recrutements à court et moyen terme.
Les plus de la mission de PwC France
Le benchmark comptable de PwC France
PwC France dispose d’un rare benchmark de la fonction comptable dans de nombreuses entreprises du pays, de toutes tailles et de tous secteurs d’activité. Ce benchmark a permis à la Direction financière de l'équipe organisatrice de se positionner par rapport à d’autres organisations et d’identifier les domaines d’amélioration.
Un approche réplicable à d’autres fonctions
L'approche employée par PwC pour la fonction comptable est réplicable à la quantification de charge des autres fonctions d’une organisation. Le cabinet l’a d’ailleurs déployée auprès de la fonction juridique de l'équipe organisatrice, avec un niveau de complexité supplémentaire. Cette mission a notamment permis d’éclaircir la feuille de route et de supprimer des ambiguïtés sur le périmètre des directions fonctionnelles, par exemple en termes de reporting. Avant tout, elle s’avère précieuse pour appliquer la feuille de route et mieux anticiper la définition des processus à venir.
Merci à Antoine Capoulade, manager, PwC France et Maghreb, pour sa contribution à cette étude de cas.
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