Qu’est-ce que le contract management ?
La gestion de contrat (ou contract management) est une fonction qui pilote l’ensemble du cycle contractuel, de la signature d’un contrat avec un fournisseur et de son exécution et à son échéance, sa résiliation ou son renouvellement.
L’équipe de contract management assure la gestion de la relation fournisseur au quotidien, veille au respect des obligations contractuelles (livrables, calendrier, budget), suit les commandes et les modifications éventuelles. Elle suit également les objectifs de performance tout en limitant les risques juridiques et financiers.
L’enjeu : sécuriser la gestion des contrats critiques
La Direction administrative et financière de Paris 2024 gère plus de 2,5 milliards d’euros de contrats pour l’acquisition de fournitures et services. Aux débuts du Comité d’organisation de Paris 2024, le contract management était géré de manière indépendante dans les différentes directions. Au fur et à mesure de l’augmentation du nombre de contrats et de leur complexification, il était devenu indispensable de repenser l’organisation de cette fonction.
La nécessité de définir une ligne directrice, de professionnaliser la fonction et de réfléchir à une organisation plus centralisée s’est imposée lors du passage d’une phase initiale de procurement à la phase de gestion de la vie du contrat. Par ailleurs, la visibilité du budget de Paris 2024, scruté par de nombreuses parties prenantes, accroissait le besoin d’une remontée fluide et transversale des risques budgétaires et juridiques.
“Pour répondre aux enjeux d’harmonisation des pratiques du contract management et permettre une prise de décision rapide et éclairée à travers une vision transverses des risques, Paris 2024 devait concevoir et mettre en place une organisation à la fois robuste et agile qui permette à une équipe restreinte de piloter les contrats les plus critiques.”
Une approche en trois temps pour centraliser l’animation et le pilotage du contract management
1- Diagnostic de l’existant
État des lieux : quels contrats ont été signés, pour quels montants, par qui et avec quels outils et procédures ? Quel niveau de criticité et de risques est associé à chaque contrat ? Quels processus ont été mis en place, quelle organisation et quelle gouvernance au sein des différentes directions ?
Recommandations et axes de travail, d’amélioration ou de transformation
2- Définition des processus, de l’organisation, du RACI et de la gouvernance
Définition du contract management et du rôle et des responsabilités du contract manager, qui a une triple casquette : juridico-contractuelle (droit des contrats), financière et de négociateur en chef
Harmonisation des pratiques - tout en tenant compte des particularités de certains contrats - et définition des processus pour l’instruction des contrats, le pilotage de la relation fournisseurs et les arbitrages financiers
Définition d’une organisation cible tenant compte de la montée en charge des activités à un an et demi des Jeux de Paris 2024 (y compris les rôles et responsabilités via un RACI) ainsi que d’une gouvernance permettant une prise de décision réactive et au bon niveau
Qu’est-ce qu’un RACI ?
En management, l’acronyme RACI est une matrice d’organisation du travail qui désigne qui est responsable (Responsible) de la réalisation d’une activité, qui approuve et rend des comptes (Accountable), qui doit être consulté (Consulted) et qui informé (Informed).
"PwC France m'a aidé à dresser un état des lieux clair des contrats au sein de Paris 2024 et de leur pilotage par les équipes en place. Le cabinet m'a apporté toute son expertise pour identifier les enjeux clés et proposer des solutions pour y répondre."
Quels sont les missions et enjeux du contract manager ?
3- Développement d’outils de suivi et de reporting
Contribution à la conception et au déploiement des outils de suivi des contrats : base de données exhaustive et partagée, modèle de suivi financier, change tracker permettant de recenser, instruire et arbitrer les demandes de changement et de réclamation
Déploiement d'un outil de reporting, avec visualisation des données, afin de disposer d'une vue en temps réel sur la vie du contrat et ses risques
Résultats
Les diverses instances décisionnelles de Paris 2024 peuvent désormais s’appuyer sur un reporting contractuel d’une grande transparence, avec à la fois une vue d’ensemble et un niveau de détail élevé. Les prises de décision sont facilitées par une analyse des données pertinentes permettant d’optimiser les résultats du contrat. Les capacités d’identification des risques sont renforcées, de la mise en œuvre des contrats à l’atterrissage budgétaire en passant par la résolution des litiges. Enfin, la relation fournisseurs gagne en précision pour alerter en temps voulu sur d’éventuels besoins d’amélioration ou d’ajustement dans l'exécution des exigences contractuelles.
“La mission confiée à PwC France a permis à Paris 2024 de structurer sa gestion des contrats. La Direction administrative et financière dispose désormais d’une organisation du contract management claire et partagée, d’un processus rigoureux de sélection et de qualification des contrats, ainsi que d’un outil de pilotage souple et complet.”
Merci à David Métayer, Senior manager, PwC France et Maghreb, pour sa contribution à ce texte.
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