Comment Renault a réinventé son modèle de conformité avec les Managed Services

Comment les Managed Services de PwC Legal ont aidé à réinventer le modèle de conformité de Renault et à rester en avance sur les réglementations en constante évolution ?

Pour les constructeurs automobiles mondiaux, la transparence et la cohérence dans chaque pays où ils opèrent sont essentielles pour maintenir une solide réputation en matière de conformité légale et réglementaire. Les mesures proactives et les processus documentés de façon formelle jouent un rôle important pour garantir cela, mais comme les exigences légales et réglementaires varient selon les juridictions et évoluent continuellement, il peut être difficile de rester sur le bon chemin.

Pour cette raison, le Groupe Renault (Renault) a fait appel à l'équipe Global Risk and Compliance de PwC en 2018 pour fournir un soutien externe à son comité de conformité pour les services juridiques et les services de gestion des risques mondiaux de Renault en Espagne. Le déclencheur a été la prise de mesures plus strictes dans la législation espagnole, où la responsabilité a été étendue aux entreprises pour les infractions pénales commises par leurs dirigeants pour leur propre bénéfice, ou par tout membre de leur effectif en raison d’un manque de contrôle adéquat. L'établissement de mesures et de contrôles bien documentés qui peuvent prévenir et détecter les infractions pénales peut aider à atténuer ou à réduire la responsabilité de l'entreprise.

PwC a mis en place une équipe pluridisciplinaire pour soutenir Renault à travers quatre entités différentes : Renault Espana Comercial S.A., Renault Espana S.A., SODICAM et Renault Retail Group. L'équipe de Managed Services travaille avec le comité de conformité de l'entreprise en Espagne pour gérer tous les documents, mettre à jour sa carte des risques et conseiller sur le plan d'action annuel du comité. À travers ces entités, des centaines de contrôles et de risques potentiels de conformité ont été identifiés pour être monétisés ou testés. Le plan inclut des tests de contrôle, qui doivent être effectués tous les deux ans pour démontrer l'efficacité des mesures d'atténuation en pratique.

Lorsque les opérations françaises de Renault ont nommé un nouveau Directeur Juridique et de la Conformité pour les filiales espagnoles, le mandat de PwC s'est élargi dans le cadre d'un plan stratégique visant à aligner la conformité anti-trust et éthique/code de conduite avec l'atténuation des risques criminels. L'objectif a été de capitaliser sur le modèle de risque développé en Espagne, ainsi que sur les dispositions à la fois plus avancées et plus formalisées, reconnues comme étant des best practices, pour les dupliquer à l’international. Les membres clés des équipes juridiques et de gestion des risques et de la conformité de PwC en Espagne sont multilingues et parlent couramment le français, et ont pu prendre en charge les exigences étendues.

Plus récemment, l'équipe de Managed Services de PwC a aidé à la numérisation des activités juridiques et de conformité de Renault, de la gestion des contrats jusqu’à l’ensemble des aspects de la conformité qui étaient auparavant gérés manuellement.

Plutôt que de documenter les activités sous forme de rapports ponctuels, le système numérique est un enregistrement vivant et actif de tous les plans d'action, des policies, et de leurs évolutions, détaillant également la formation du personnel, ainsi que les communications et validations qui ont eu lieu.

L’ensemble d’outils mis en place par l'entreprise, qui se base sur un logiciel de gestion des opérations juridiques, impose d’avoir un flux de travail robuste et offre une traçabilité complète. Il couvre toutes les activités de gestion des risques de Renault - spécifiques à l'entreprise et à son secteur d'activité, ainsi qu'aux exigences des autorités françaises et espagnoles et aux politiques nationales respectives de Renault. Cela permet aux équipe de Renault d’avoir à portée de main toutes les preuves qui permettent de savoir que les mesures de conformité essentielles ont bien été mises en œuvre.

Les dispositions sont également adaptables, pour refléter tout changement de politique, que ce soit au siège de Renault en France ou en Espagne. Par exemple, l'équipe de PwC a conseillé et adapté les dispositions de l'opération espagnole à la lumière d'une nouvelle directive de l'UE sur les lanceurs d'alerte.

Les avantages pour Renault du Managed Service se ressentent de manière tangible dans les meilleures pratiques répétables et la visibilité des performances.

« Nos tests réguliers de l'efficacité des contrôles des risques de Renault ont confirmé le niveau et l'impact des améliorations de la culture de conformité, ainsi que la prise de conscience des individus de ce qui est attendu d'eux. » déclare Patricia Manca Diaz, associée chez PwC Espagne, travaillant dans l'équipe Global Tax & Legal Services

La numérisation de plus de processus a permis de recueillir davantage de données précieuses sur les indicateurs clés de performance (KPI).

Le Directeur Juridique et de la Conformité de Renault a salué la proactivité de l'équipe de Managed Services dans la proposition d'améliorations supplémentaires, telles que les communications sur les derniers développements pertinents au niveau local et européen, ce qui permettra à son équipe de planifier et de rester en avance.

Tout cela élève la perception du service fourni par Renault Legal et Global Risk Services à l'ensemble de l'entreprise, à tel point que la pratique exemplaire en Espagne est désormais adoptée comme meilleure pratique en France.