Assurer la conformité fiscale dans 68 pays pour Booking.com

Basée à Amsterdam, Booking.com est l'une des plus grandes agences de voyage en ligne au monde, offrant des services d'hébergement dans plus de 220 pays et territoires. 

Depuis ses débuts en 1996 comme start-up de réservations d'hôtels à Amsterdam, Booking.com est devenue la plus grande des entreprises détenues par Booking Holding (cotée au NASDAQ). Aujourd'hui, elle propose plus de 28 millions d'annonces de chambres dans le monde, disponibles en 43 langues. Après des années de croissance rapide et d'expansion par le biais d'acquisitions, l'entreprise souhaitait mettre en place un système standardisé pour remplir les états financiers statutaires et les déclarations d'impôt sur le revenu des sociétés dans les 68 pays où elle dispose d'entités de support en local.

Assurer la conformité était en tête de liste des exigences, mais Booking.com souhaitait également travailler avec un fournisseur capable de donner à ses équipes centrales un aperçu des différentes normes requises dans chaque pays. L'entreprise souhaitait également mettre en place un tableau de bord de conformité standardisé et facile à utiliser, qui pourrait être continuellement mis à jour pour rester conforme lorsque les lois et réglementations locales changent.

En 2020, l'équipe Connected Tax Compliance de PwC a commencé à travailler avec Booking.com pour mettre en place un Managed Service, dans le cadre duquel le personnel de PwC utiliserait les données fournies par les bureaux de l'entreprise dans le monde entier pour remplir chaque année leurs états financiers statutaires et leurs déclarations d'impôt sur le revenu des sociétés. Dans environ 21 des 68 pays où Booking.com travaille, les Managed Services comprennent également la tenue de la comptabilité mensuelle de l'entreprise et les déclarations d'impôts indirects tels que les taxes de vente. 

Afin de rationaliser la collecte de données et de créer une piste d'audit standardisée, la plateforme Sightline de PwC pour la conformité réglementaire, financière et fiscale est utilisée par chaque équipe de Booking.com. Elle est pré-remplie de questions et le tableau de bord a la même apparence pour les utilisateurs de tous les pays. Les équipes Managed Services de PwC s'efforcent de centraliser autant de processus que possible par l'intermédiaire des bureaux régionaux, en collaboration avec les dirigeants des trois divisions régionales de Booking.com, basées à Singapour, Amsterdam et Sao Paolo. 

Cependant, un élément important des Managed Services est qu'ils mettent en relation le personnel de Booking.com de chaque pays avec les équipes locales de PwC lorsqu'ils ont besoin de conseils spécialisés en matière de conformité. 

« Des yeux et des oreilles sur place, dans les pays, pour offrir une connaissance approfondie, combinés avec une centralisation là où nous le pouvons, c'est ainsi que nous travaillons ensemble. » déclare Peter Paul Hoek, Directeur principal de l’équipe en charge de la fiscalité et de la stratégie de PwC à Amsterdam

« Notre parcours avec les équipes de Managed Services de PwC n'a pas seulement amélioré la conformité, mais nous a également fourni des informations précieuses pour identifier des opportunités commerciales et améliorer de manière proactive le contrôle. » déclare Sofia Oversluizen, Responsable mondiale de la conformité fiscale chez Booking.com

Au cours de la première année de collaboration, l'accent a été mis sur l'établissement d'une vue d'ensemble unique de la conformité pour l'entreprise, ce qu'elle n'avait jamais eu auparavant. Les équipes avaient l'habitude de travailler à leur manière avec différents prestataires de services, mais l'équipe de direction de Booking.com a vu les avantages d'une approche standardisée et a travaillé en étroite collaboration avec PwC pour s'assurer que les changements nécessaires se réalisent. 

« La mise en place d'un “managed service” est un voyage collectif, PwC a eu l'avantage de travailler avec une entreprise ambitieuse et en pleine croissance qui réfléchissait à la meilleure façon de le faire. » déclare Stan Berings, Responsable de la conformité fiscale connectée de PwC en Europe, au Moyen-Orient et en Afrique, basé à Amsterdam

La mise en place d'une approche standardisée de la conformité et la collaboration avec un partenaire de Managed Services libèrent les équipes de reporting statutaire et de fiscalité pour qu'elles se consacrent à des tâches à plus forte valeur ajoutée, a-t-il poursuivi, ce qui signifie qu'elles peuvent être plus productives et ajouter plus de valeur à l'organisation sans embaucher de nouvelles personnes. 

Pour assurer une supervision solide, PwC organise des réunions régulières avec les trois équipes régionales de conformité de Booking.com pour examiner les problèmes nécessitant une attention particulière. PwC rencontre également un comité de pilotage chaque trimestre pour expliquer comment le Managed Service a atteint certains indicateurs clés de performance (KPI) et discuter des mises à jour des législations fiscales et de reporting. Chaque année, PwC recueille les retours du personnel de Booking.com avec lequel il travaille le plus étroitement, ainsi que de toutes les équipes régionales, afin d'identifier les points faibles de la relation et comment les améliorer. 

À l'avenir, PwC et Booking.com travaillent à automatiser davantage le processus de collecte de données pour les rapports statutaires et la conformité fiscale, rationalisant ainsi les opérations et améliorant l'efficacité. 

Découvrez comment les Managed Services de PwC peuvent révolutionner vos tâches de conformité, dont la TVA, les prix de transfert et Pilier 2 ainsi que les rapports statutaires. Contactez-nous dès aujourd'hui pour entreprendre votre transformation vers un processus de gestion fiscale plus efficace et performant.