À plus de quatre milliards d’euros, dont plus de la moitié d’achats, le budget d’organisation du plus grand événement sportif au monde en 2024 est scruté de près en interne comme en externe. La Direction des Achats de l’équipe organisatrice de l’événement a souhaité renforcer sa capacité à disposer, en temps réel, d'indicateurs achats et fournisseurs précis, facilitant son pilotage interne mais aussi sa communication auprès de ses parties prenantes. En effet, au-delà des points d’étape convenus, s’ajoute un flux continu de demandes, qui ne cesse de s’accroître à moins de 500 jours du début des compétitions.
L'équipe organisatrice a confié à PwC France la mise en place d’outils, de processus et d’une méthodologie de suivi des achats et fournisseurs capable de produire des indicateurs fiables et configurables, et ainsi de répondre avec agilité à toutes les sollicitations qui lui sont adressées.
Des enjeux de reporting achats spécifiques à l’événement
La Direction des Achats de l’événement gère un budget de 2,5 milliards d'euros. Olivier Debargue, directeur délégué aux achats de l’équipe organisatrice, explique dans Décisions Achats que les 700 catégories d’achats couvrent des catégories aussi diverses que la logistique et les transports, la cérémonie d’ouverture et les événements, les technologies, les infrastructures et la sécurité, mais aussi l'accueil, la restauration et la gestion des déchets.
La visibilité et l’exposition dont l'événement fait l'objet depuis que la France a été désignée officiellement en 2017 comme ville hôte de cette compétition à l’envergure mondiale contribue à accroître l’attente sur la communication de chiffres et d’indicateurs clés sur son activité. L’équipe organisatrice évolue au sein d'un écosystème diversifié et multi acteurs (institutionnels, économiques, associatifs et sportifs) où la maîtrise des dépenses est un sujet fortement exposé. Avec plus de 80% des appels d’offres engagés, tout s’accélère et l'équipe organisatrice a un besoin accru de communiquer régulièrement sur l’état d’avancement de ses procédures d’achats, de l’évolution de ses dépenses et sur l’écosystème de fournisseurs qui sont et seront mobilisés.
La spécificité du reporting achats de l'événement réside dans son double objectif :
Pour les parties prenantes internes (Comité exécutif, Comité International Olympique (CIO), Direction administrative et financière et ponctuellement d’autres directions), être l'outil de référence du pilotage et de la trajectoire des achats
En externe, permettre une communication transparente auprès de nombreuses parties prenantes : Délégation interministérielle aux Jeux Olympiques et Paralympiques (DIJOP), collectivités territoriales, Cour des comptes, acteurs de la sphère économique tels que les partenaires, les fournisseurs et les entreprises souhaitant répondre aux appels d’offres de l’événement, médias, etc.
« Les outils, méthodes et processus mis en place par les consultants de PwC France avec l’équipe achats de l'équipe organisatrice s’avèrent essentiels non seulement pour aider la Direction achats à piloter finement son activité et à répondre à un flot régulier de questions, mais aussi pour mobiliser les parties prenantes économiques et territoriales de l'événement, dont les attentes sont très précises. »
Une relation de proximité avec les territoires et les acteurs institutionnels
Au fur et à mesure que la date du début des compétitions approche, les acteurs locaux tels que les collectivités territoriales sollicitent régulièrement la Direction des Achats en vue d'obtenir de la visibilité sur les opportunités économiques que représentera cet événement sur leurs territoires et permettre d’anticiper in fine les retombées économiques.
Il en va de même pour les acteurs de la sphère économique - TPE, PME, acteurs de l’économie sociale et solidaire (ESS) - qui souhaitent se positionner sur des appels d’offres lancés et dont les interrogations portent principalement sur le volume d’appel d’offres que le comité d’organisation devra encore lancer d’ici le début des compétitions en juillet 2024.
Les outils déployés par l’équipe PwC permettent désormais de fournir des réponses précises et complètes sur l’état des lieux à date et d’être doté d’une vision prospective à horizon 2024.
Des réponses précises et complètes en quelques clics
La Direction des Achats peut désormais répondre rapidement et de manière très satisfaisante aux diverses requêtes que les parties prenantes du comité d’organisation lui adressent et ce, en quelques clics. Plusieurs étapes ont permis d’atteindre ce résultat :
Co-construction d’une liste d'indicateurs clés répondant à l'ensemble des besoins de reporting et de communication, y compris externes, sur les marchés et dépenses de l'événement ;
Fiabilisation des informations, en capitalisant sur les base de données et système d'information existants et en s'appuyant sur les connaissances et l'expertise de l'équipe achats ;
Simplification de la saisie des informations pour fluidifier le collecte de données et ainsi mettre à jour facilement les indicateurs définis ;
Définition d’une méthodologie et d’une gouvernance pour la mise à jour en continu des données, assurant ainsi la fiabilité du reporting et un suivi qualitatif des informations ;
Production de formats de visualisation du reporting achats modulables selon le niveau de granularité voulu par type de destinataire et selon la périodicité (mensuelle, à la demande, etc.).
Olivier Debargue, directeur délégué aux achats du comité d’organisation précise que « ce dispositif répond efficacement à de multiples sollicitations institutionnelles, économiques et médiatiques telles que des auditions parlementaires ou des webinaires auprès de réseaux d’entrepreneurs. Dans le contexte de cet événement mondial, la fonction achat est exposée à un exercice de communication qui doit être fiable et transparent ; il en va de la crédibilité du projet sur le plan économique et social. »
Par ailleurs, il ajoute que « la mission confiée à PwC était la mise en œuvre d’indicateurs lisibles, simples et bien définis : mission accomplie ».
Un outil de pilotage, de suivi prospectif et de mitigation des risques achats
La fiabilité du reporting achats contribue à sécuriser l'atterrissage de l'ensemble des achats de l’événement. Dans les faits, cela se traduit par la mise à disposition d'une photographie précise de l'activité achats et fournisseurs (nombre d'appels d'offres lancés et attribués ; nombre, typologie, localisation des fournisseurs ; répartition des montants engagés et facturés) et sur la traduction de sa stratégie responsable des achats dans les appels d'offres.
Ces indicateurs sont également déclinés de manière fine et qualitative sur les principales procédures d’achats identifiées comme stratégiques au regard de leurs montants estimés, de leur criticité et des enjeux réputationnels et sectoriels qu’elles comportent. Ce reporting qualitatif permet de mettre en lumière de manière visuelle les alertes et les risques en temps réel, facilitant la prise de décision et les arbitrages.
Ce panel d’outils, dont la mise en place s'est faite conjointement avec les équipes d’organisation de l'événement, sont désormais utilisés quasi quotidiennement et assoient la capacité de réponse du comité d’organisation sur ses achats auprès de l'ensemble de son écosystème.
Merci à Yann Locqueneux, associate, et Alexandre Poutout, senior associate, PwC France et Maghreb, pour leur contribution à ce texte.
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