Utiliser des outils de process mining pour le contrôle interne

Exploitez les capacités des outils les plus avancés de process mining pour améliorer la maîtrise de vos processus et le contrôle interne

L’un des enjeux importants pour la gestion des risques, et en particulier pour les contrôleurs internes, est d’acquérir une compréhension fine des processus en place pour mesurer les impacts des contrôles mis en œuvre. Les processus d’approbation complexes engendrent des risques additionnels : opérationnels (délais de traitement générant des pertes d’opportunités) ou réglementaires (non-respect des délais de règlements ou contournement de contrôles critiques). Ainsi, aller au-delà des approches classiques d’auto-évaluation ou de test par échantillonnage permet d’apporter une réelle valeur ajoutée aux opérationnels.

Les outils de process mining permettent de réaliser des économies substantielles. Comment accéder à cette technologie lorsque l’entreprise n’a pas encore initié de plan de transformation digitale pour le contrôle interne ? L’expertise de PwC, combinée à la technologie de l’outil de process mining, vous permet de mettre en place un modèle souple et accessible afin d’améliorer votre contrôle interne.

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Améliorer votre contrôle interne

technology cloud

Les équipes s’appuient sur :

  • l’utilisation d’outils de Process Mining qui permettent d’apporter une compréhension détaillée des processus (déviations au processus standard, zones d’inefficacités, benchmark, analyse des délais, etc.) ; 

  • l’implication de nos expertises contrôle interne et processus opérationnels, pour tirer partie des analyses détaillées et proposer des recommandations adaptées ; 

  • la possibilité d’inclure l’amélioration continue des processus via l’exécution des workflows d’alerte et la mise en place d’action automatiques / manuelles sur des anomalies ciblées. Pour mettre en place cette brique de process management, nous nous appuyons sur notre partenariat global avec Celonis.

Comment développons-nous une approche adaptée pour le contrôle interne ?

L’enjeu pour les fonctions contrôle interne est de pouvoir expérimenter facilement ces technologies pour en démontrer la valeur et embarquer les opérationnels dans une démarche plus large.

PwC et Celonis s’appuient sur leur partenariat et en particulier le modèle “Celonis for consulting" pour vous proposer une démarche agile en trois étapes : Proof of Value, Process Management & Monitoring, et Project Transfer. Dès que le ROI est démontré, les capacités de l'outil vous sont progressivement mises à disposition et vous devenez rapidement autonome dans l’analyse et le monitoring de votre processus.

Proof of value

Exploitez vos données au travers d’un premier diagnostic afin d’identifier les risques de non-conformité de votre processus et son potentiel d'optimisation.

La démarche de PwC

  • Nous sélectionnons avec vous un processus pilote susceptible de démontrer la valeur du process mining (“use case”).

  • Les équipes analysent avec vous les données disponibles et confirment l’opportunité d’appliquer le process mining sur le use case sélectionné.

  • Vos données sont extraites de vos systèmes et intégrées dans notre environnement sécurisé, sans besoin pour vous de souscrire des licences.

  • Un premier diagnostic est réalisé sur le processus, mettant en évidence factuellement des faiblesses de contrôle interne pouvant conduire à des non conformités ou à des inefficacités opérationnelles.

Process management et monitoring

Traitez en continu l'analyse des processus et mettez en œuvre des solutions d’automatisation.

La démarche de PwC : 

  • Vous disposez de l'infrastructure et des licences de PwC pour vous permettre de traiter en continu l'analyse des processus (réexécution périodique possible, et/ou ajout de processus supplémentaires) et mettre en œuvre des solutions d’alerte permettant de corriger les dysfonctionnements mis en évidence et ainsi de réduire les risques.

  • PwC met en place une connexion entre son infrastructure Cloud et votre environnement IT pour intégrer les données de manière plus régulière.

  • Nous définissons avec vous les workflows d’amélioration du contrôle interne à mettre en œuvre en utilisant les capacités de l’Execution Management System (EMS) de Celonis.

  • Nous étendons les droits d’accès aux utilisateurs que vous nous désignez pour qu’ils puissent accéder aux résultats de votre projet dans Celonis, ce qui vous permet de visualiser / manipuler vos tableaux de bord pour analyser et afficher vos données.

  • Vous pouvez également créer, maintenir et développer vos propres tableaux de bord.

Project Transfer

PwC transfère votre projet, incluant les modélisations, les analyses, les workflows et les tableaux de bord dans l’infrastructure que vous souscrivez auprès de l’éditeur et nous organisons le transfert de compétences pour que vous soyez plus autonomes. 

La démarche de PwC : 

  • PwC accompagne vos équipes informatiques dans le transfert du projet de son infrastructure vers votre infrastructure.

  • Les équipes vous accompagnent dans la création d’une équipe dédiée, voire d’un “centre d’excellence” permettant de supporter une diffusion plus large de la technologie au sein de votre entreprise.

  • Nous pouvons vous accompagner dans le développement d'analyses complémentaires : nouveaux tableaux de bord, solutions d’automatisation (alertes, contrôles, actions manuelles et/ou automatiques) ou encore explorer et développer de nouveaux cas d’usage.

Vous positionner à la pointe de la technologie : les bénéfices de l'outil

Le process mining est un levier technologique pour digitaliser votre contrôle interne.

Les technologies de process mining permettent d’analyser factuellement vos processus métiers à partir des données présentes dans vos systèmes d’information. Pour le contrôle interne, l’apport est clef : l’exploitation des données aide à obtenir une meilleure compréhension du fonctionnement réel des processus pour mieux cibler les mesures de contrôle et d’obtenir un meilleur rapport coût-bénéfice de la gestion des risques

les bénéfices de l'outil

Process mining : quelques exemples d’application 

Process mining et contrôle interne : quelques exemples d’application au contrôle interne

  • Amélioration des contrôles sur les délais de paiement fournisseurs : le process mining permet de mettre en évidence les causes de retard de paiement et éventuellement de paramétrer des alertes & actions automatiques / manuelles de résolution

  • Maîtrise des risques du processus achats : le process mining permet d’analyser en détail le processus de validation des demandes et commandes d’achat, d’analyser les retards de livraison, ou encore d’identifier des problématiques de conformité du processus (facture avant commande)

  • Respect du processus de souscription de contrats d’assurance : le process mining permet d’identifier les contournements au processus, le non-respect des délais réglementaires, etc.

Octroi de crédit

  • Analyse de la conformité et des risques financiers et opérationnels du processus d’octroi de crédit

  • Analyse du bon respect des limites d’octroi suite à l’implémentation de la signature électronique

Opérations Front To Back

  • Analyse de la séparation des tâches (front, middle et back office)

  • Analyse des délais réglementaires 

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Jean-Pierre Hottin

Jean-Pierre Hottin

Associé Gestion des risques, PwC France et Maghreb

Tel : +33 1 56 57 82 63

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