Digitalisation de la paie : pourquoi faut-il toujours y croire ?

C’est un fait : la paie est un sujet sensible ! Alors que la digitalisation s’invite dans tous les départements de l’entreprise, la paie a des airs d’irrésistible gaulois. Pourtant, possible depuis 2009, le bulletin de paie numérique n’a pas séduit les entreprises. Pour preuve, 81% des entreprises* indiquent ne pas avoir mis en place de solution de dématérialisation du bulletin de paie. Toutefois, les bénéfices sont nombreux : gain de temps, d’argent, amélioration des relations avec les collaborateurs… Revenons sur les motivations et les bonnes pratiques pour faire de la digitalisation de la paie un succès.

*Baromètre RH régional Juin 2016 PwC People & Organisation

Pourquoi digitaliser la paie ?

A première vue, la réduction des coûts semble le motif principal qui pousse les entreprises à proposer le bulletin de paie numérique. Il n’en est rien : malgré un gain incontestable, seulement 2 entreprises sur 10* le considèrent comme raison principale pour se lancer.
En effet, les motifs peuvent être opérationnels : la digitalisation de la paie entraîne une simplification des usages et des processus, un gain de temps évident, mais offre également la possibilité aux entreprises d’effectuer des contrôles plus facilement et plus régulièrement.
Les motifs peuvent aussi être stratégiques. La sécurisation des données – sujet délicat à plus d’un titre – est maîtrisable plus aisément. La digitalisation peut s’inscrire dans la politique RSE d’éco-responsabilité de l’entreprise. Enfin, elle correspond au souhait de transparence des collaborateurs.
Par ailleurs, l’aspect relationnel, si cher dans l’équation collaborateurs-entreprise, est primordial. Car il ne s’agit pas seulement de gagner en performance, mais aussi en fiabilité. Grâce aux échanges plus rapides, sécurisés, on observe un renforcement du dialogue, combiné à un accroissement de la confiance. Les relations avec les collaborateurs s’en trouvent améliorées.
En définitif, on constate une meilleure qualité de service associée à un département plus efficient !

Les bonnes pratiques de la digitalisation de la paie

Comme la digitalisation de la paie impacte les processus et la communication interne et externe, il faut mettre en place des bonnes pratiques afin d’éviter autant que possible certains écueils, voire l’échec de la digitalisation.
Tout d’abord, elle doit s’inscrire dans une démarche progressive et faire l’objet de pédagogie auprès des collaborateurs. Tout changement nécessite un accompagnement. Le rôle du gestionnaire de paie est donc fondamental : en sa qualité d’interlocuteur privilégié des salariés, il devra accompagner le changement, qu’il s’agisse de nouveaux usages ou l’adoption de nouveaux outils. Il doit rassurer et s’assurer de la bonne compréhension des processus par les salariés. C’est donc un maillon essentiel.
Il faut par ailleurs prendre en compte, tant dans la conception des processus que dans le discours, les besoins du salarié. La transparence, la sécurité des données et le relationnel sont des éléments indispensables pour convaincre le salarié. Ils devront donc être au cœur du dispositif.
Enfin, le choix de l’outil est déterminant. Il doit représenter un service supplémentaire, et non une complexité, aussi bien dans son usage et que dans sa compréhension. L’outil doit être collaboratif, simple, automatisé et – faut-il le préciser – efficace.
En bref, il est conseillé de procéder par étapes, de s’appuyer sur les éditeurs de logiciels spécialistes, de communiquer et de garder à l’esprit que, sans adhésion des collaborateurs, la digitalisation de la paie ne sera pas la première étape vers la digitalisation des RH.

Avec l’externalisation de la paie, c’est plus simple

Il y a fort à parier que les entreprises vont davantage digitaliser la paie et s’inscrivent dans la tendance du « zéro papier » ou de la « digitalisation de l’économie ». Et c’est une bonne chose : elle fait évoluer le rôle du gestionnaire de paie au sein de l’entreprise. Désormais, il pilote, analyse, contrôle, anticipe, optimise. Il peut se recentrer sur des tâches à valeur ajoutée.

Le gestionnaire de paie doit faire preuve d’une importante capacité d’adaptation, développer son expertise et assurer une veille continue. Autant de compétences qui sont difficiles à trouver et à maintenir, dans un département souvent très sollicité. La solution ? Externaliser la paie auprès d’un cabinet d’expert-comptable.

« L’expertise du gestionnaire de paie, l’évangélisation auprès des collaborateurs et l’accompagnement au changement est géré par le cabinet. C’est plus simple, plus indolore et souvent plus abouti : nos équipes dédiées sont en mesure de mettre en place une vraie stratégie quand il s’agit de digitaliser la paie. Nous ne le faisons pas seuls, poursuit-il, ce qui garantit la réussite d’un tel projet. »

Philippe Hurez, Associé au sein de PwC France

Plus qu’une contrainte réglementaire que les entreprises devront appliquer, la digitalisation de la paie représente une véritable opportunité pour elles. Performance, fiabilité, simplification, elle est une première étape vers la digitalisation des RH qu’il est essentiel de réussir.  

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