Épisode 1 : comment anticiper la logistique d'un événement
Assurer une fiabilité à 100 % pour 30 jours de games time
La chaîne d’approvisionnement du plus grand événement sportif au monde de 2024 est éphémère, puisque destinée à deux sessions de 15 jours de games time. Elle n’en est pas moins particulièrement exigeante : une obligation de fiabilité à 100 % pour que les épreuves se tiennent selon un calendrier très serré, avec de fortes attentes sur les 43 sites de compétition ainsi que sur les sites sans compétition (villages des athlètes, des médias, sites d’entraînement…);
Au-delà de ces enjeux, l’équipe organisatrice a pris des engagements forts en termes de développement durable, d'innovation et d'inclusion. Par exemple, son objectif est de réduire par 2,5 les émissions CO2 par rapport à l’édition de Londres 2012.
Dans ce contexte, la logistique des biens (meubles pour les villages, biens d’équipement et matériels sportifs et technologiques) doit être soigneusement planifiée pour chacun des sites de compétition. Ces derniers sont principalement situés en Île-de-France, 90 % des sites de compétition étant localisés dans un rayon de 10 kilomètres autour du village sportif. Sept villes de province accueilleront les compétitions de football, handball et voile, et Tahiti la compétition de surf.
En comparaison avec les éditions précédentes, l’équipe organisatrice se repose davantage sur des sites existants. Certains d'entre eux sont des lieux exceptionnels de la capitale, comme le Champs de Mars, la place de la Concorde et le Château de Versailles. Des sites prestigieux mais loin d’être adaptés à la logistique requise pour un tel événement !
Les missions tentaculaires de la logistique, en étroite collaboration avec les autres directions
C’est la direction Logistique qui est chargée de piloter la chaîne d’approvisionnement du plus grand événement sportif au monde de 2024. Depuis l’expédition initiale des biens vers les sites puis la gestion des retours, elle est au cœur de missions tentaculaires. Son rôle est d’identifier les besoins internes et externes, de mettre en place les solutions logistiques les plus pertinentes, de coordonner les achats et approvisionnements, de transformer les produits, d’exécuter et de suivre les opérations, de stocker et distribuer sur site, de gérer la demande ainsi que la relation client avec les fonctions, partenaires et prestataires associés.
Aux biens classiques s’ajoutent des flux logistiques complexes dits spéciaux, qui portent sur les arrivées et départs des athlètes, le transport des chevaux et la gestion d’armes à feu et munitions, bateaux, kits anti-dopage, uniformes… Sans oublier les médailles et la flamme.
La direction Logistique est donc amenée à collaborer avec de nombreuses autres directions de l’équipe organisatrice : innovation, sécurité, technologie, business, achats, finance, people management, sustainability…
Modéliser les volumes pour anticiper les besoins de stockage et de transport
Afin d’appréhender la meilleure stratégie logistique, l’équipe organisatrice a mandaté PwC France pour l’accompagner sur son schéma directeur. Nos consultants ont recensé les besoins tout au long de la chaîne d’approvisionnement, puis modélisé les volumes de manière à cerner les attentes en termes de stockage et de transport. Il en résulte un besoin de stockage d'environ 80,000 m² au plus proche de Paris et sur plusieurs mois, soit l'équivalent d'une douzaine de terrains de football.
Même si l’événement se déroule à l’été 2024, l’activité logistique commencera deux ans avant et se terminera après les compétitions. Le pic d’intensité logistique sera atteint au moment du démontage et de la désinstallation, période de bump-out et de gestion des retours (reverse logistics).
Définir une stratégie logistique globale de long terme pour le plus grand événement sportif de 2024 et son héritage
Le travail amont de la direction Logistique recouvre les phases de stratégie, planification et préparation. Lors de ces phases critiques, PwC France assiste le Comité d’organisation pour anticiper tous les cas de figure, prévoir les emplacements de stockage, leur capacité, la mise en place du personnel et des événements tests.
Les consultants PwC France ont accompagné l’équipe organisatrice dans la définition de la stratégie logistique globale de long terme du plus grand événement sportif au monde de 2024 et de son héritage. Cette phase comprenait le cadrage de la stratégie, les recrutements associés, la communication et la gestion des partenaires. En phase de planification, ils ont aidé à construire le schéma directeur de la chaîne logistique et transport (nombre d’entrepôts, localisation, mode de transport), détaillé chacune des prestations logistiques (ce qui doit être fait, comment, quand, où et par qui) et modélisé les scénarios de flux au moyen d’un outil de simulation simple et adaptable.
Évaluer différents scénarios pour établir une macro-feuille de route fiable
Les facteurs de succès des premières étapes de ce projet reposent sur une série de convictions. D’expérience, nous savions qu’une qualification très précise des besoins en biens d’infrastructure et d’équipements était un prérequis. Un recensement exhaustif (consommables, matériels électroniques, infrastructures et équipements sportifs, infrastructures non sportives et tout autre bien nécessitant un traitement dédié) a permis de dimensionner de façon macro les volumes de flux, puis de stockage, à l’aide d’hypothèses. Ces dernières étaient forgées sur la base d’informations issues des éditions précédentes ou d’expériences comparables dans le réseau PwC.
Nos équipes ont ensuite construit un modèle « précisément faux mais globalement juste », c’est-à-dire complet mais simple à modifier, pour évaluer rapidement différents scénarios. Nous avons testé la sensibilité du modèle cible aux hypothèses clés (volumes, conversion volume/charge…) afin de structurer une macro-feuille de route avec les premiers éléments budgétaires, les jalons clés et les délais par grande activité.
Nous avons également émis un certain nombre de golden rules du schéma logistique, et les leviers d’optimisation correspondants.
Enfin, PwC France a estimé l’enveloppe budgétaire de la logistique à prévoir pour le plus grand événement sportif au monde de 2024. L’approche top down s’est appuyée sur la baseline de Londres 2012, challengée à l’aune des impacts spécifiques à l'événement (nombre de produits à transporter, nombre de sites, disposition du concept). Nous avons affiné ces hypothèses à l’aide d’estimations bottom up combinant les m2 par catégorie, le nombre de livraisons et le coût moyen unitaire par livraison.
