COVID-19 : que doivent faire les entreprises pour minimiser les risques de fraude par ces temps de crise ?

Mars 2020

La période de confinement actuelle et la quasi-généralisation du travail à distance rendent les entreprises plus vulnérables aux risques de fraude, notamment externes. Des entreprises ont d’ores et déjà été victimes d’actes de délinquance astucieuse, les fraudeurs profitant de la crise sanitaire pour s’adapter et saisir toutes les nouvelles opportunités qui se présentent à eux.

Dans ces circonstances, il est impératif que les entreprises maintiennent un degré de vigilance élevé sur les risques inhérents à ce que nous appelons la délinquance astucieuse, et ce, en complément des nombreuses mesures prises actuellement en termes de lutte contre la cybercriminalité.

Nous vous proposons ici un aperçu des points de vigilance à systématiquement appliquer au sein de votre organisation dans les circonstances actuelles.

Restez vigilant face à la délinquance astucieuse

Avec le COVID-19, les fraudeurs ont immédiatement adapté leurs stratagèmes et approches afin de tirer profit de l’épidémie en ajustant les scénarios habituels de type « fraude au président » ou « faux fournisseurs » comme par exemple :

  • un fraudeur, se faisant passer pour un responsable de l’entreprise, prend contact par téléphone, par sms ou par courriel avec un collaborateur du service comptable susceptible d’établir un virement afin de lui demander de réaliser un paiement en urgence en lien avec le coronavirus : rapatriement d’un collaborateur de l’étranger, paiement de soins d’urgence pour un collaborateur malade, achat d’une quantité importante de matériel de protection pour l’entreprise et ses employés, etc.
  • l’appel d’un fraudeur se faisant passer pour un fournisseur, ou pas, de l’entreprise et demandant de procéder au paiement d’une facture urgente sur un compte bancaire non usuel pour profiter d’une opportunité liée au coronavirus comme, par exemple, la disponibilité soudaine de dispositifs de protection, etc.

Ce ne sont là que des illustrations mais qui ont déjà prouvé leur efficacité au cours des derniers jours. Pour ne pas vous faire piéger, exercez votre sens critique, veillez au respect des règles et procédures applicables au sein de l’entreprise et n’y dérogez en aucune circonstance malgré la période de tension actuelle, l’éloignement géographique de vos équipes et les arguments, parfois très pressants et convaincants des fraudeurs !

Par ailleurs, sensibilisez toutes les personnes susceptibles d’être la cible de ces attaques et plus particulièrement les populations les plus à risque, surtout lorsqu’elles n’ont pas l’habitude de travailler à distance.

Rappelez les bonnes pratiques en matière de contrôle pour lutter contre la fraude

Dans le contexte actuel, il est plus que jamais indispensable que le management procède à un rappel de son engagement à ne jamais passer outre les procédures de l'entreprise au prétexte de la situation de crise actuelle et qu’en aucune façon il ne pourra en être fait grief au collaborateur qui n’aura pas obéit aux injonctions qui lui auront été formulées.

De même, rappelez à vos collaborateurs quelques règles de contrôle interne indispensables à mettre en œuvre par ces temps de crise pour déjouer un acte de délinquance astucieuse :

  • respecter impérativement les circuits de validation et le principe de séparation des tâches pour réaliser des paiements : ne jamais se retrouver dans la position de prendre seul une décision de paiement sans en parler à un tiers responsable ;
  • procéder à un contre-appel en cas de changement de coordonnées bancaires souhaité par un fournisseur à partir des coordonnées dont vous disposez et non de celles qui vous ont été communiquées par le fraudeur ;
  • évaluer la fiabilité et l’intégrité des nouveaux fournisseurs, interrogez-vous sur la pertinence de transférer des fonds dans un pays lointain sans lien parfois avec la localisation du siège social de la supposée société ;
  • vérifier la réalité de la prestation rendue avant de procéder à un quelconque règlement selon les procédures qui vous sont propres et non celles qui vous sont suggérées / imposées par le fraudeur ;
  • opérer un suivi quotidien de votre trésorerie afin d’identifier au plus tôt toute sortie de fonds suspecte, etc.

La lutte contre la fraude est l’affaire de tous, plus particulièrement dans ces temps de crise.

A votre écoute

Nous espérons que ces quelques rappels et recommandations de bon sens vous permettront de déjouer les tentatives de fraudes dont vous pourriez être la victime et éviter ainsi une crise au sein de la crise. Pour ce faire, la sensibilisation des collaborateurs de l’entreprise sur ces différents sujets doit demeurer une priorité, et ce, en dépit des circonstances car d’expérience, ce type de mésaventure « n’arrive pas qu’aux autres ». Par ailleurs, il est également fondamental d’adapter, si nécessaire, les contrôles en place à un mode de travail et d’interaction devenu, en très peu de temps, presque exclusivement virtuel.

Si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas à contacter nos experts.

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Jean-Louis Di Giovanni

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