La RPA en action : que peut-on automatiser dans l'Audit interne ?

L’usage de la RPA (Robotic Process Automation) se développe : 26 % des personnes interrogées dans l’étude "Moving at the speed of innovation – The foundational tools and talents of technology-enabled Internal Audit" estiment que la RPA tiendra un rôle significatif dans leur entreprise au cours des trois prochaines années.

Aujourd’hui, seulement 2 % des fonctions Audit interne déclarent utiliser la RPA, même si celles ayant initié des phases pilotes ou de développement en la matière sont plus nombreuses. Près de 20% des répondants prévoient d’utiliser cette technologie dans les deux années à venir.

« La RPA va permettre à l’Audit interne d’accroître sa productivité, d’étendre sa couverture des risques et de gagner en efficacité. »

Jean-David Benassouli, Associé Data & Analytics, PwC France

Les logiciels de RPA présentent des coûts de licence abordables et des interfaces utilisateurs intuitives. La RPA doit être envisagée dans le contexte d'une stratégie de gestion des outils et des talents et pas seulement comme un moyen de se doter d’outils visant à exécuter des tâches répétitives.

Quel est l’objectif défini par l’Audit interne et comment y parvenir ?

Est-il préférable d’automatiser une étape d’un processus existant ou bien de le repenser dans son intégralité ?
Au-delà de l’automatisation de certaines étapes dans la réalisation des travaux, les robots, pourraient, en les combinant avec des dispositifs d’analyse de données s’appuyant sur des règles définies, transformer la nature même des travaux d’audit interne pour les rendre plus efficaces et pertinents. 

Programme pilote

En général, les fonctions Audit interne commencent le déploiement de la RPA par la sélection et la programmation d’un pilote. L’organisation peut ainsi se familiariser avec la technologie, apprendre à l’utiliser et à travailler avec une main d’œuvre virtuelle démontrant ainsi sa capacité à créer un robot performant qu’elle pourra promouvoir dans ses missions futures.

Feuille de route de l’automatisation

Parallèlement à l’étape du pilote, il est recommandé de commencer à élaborer une feuille de route de l’automatisation. Une fois le pilote opérationnel, il sera ainsi plus facile de déterminer les prochaines étapes et d’accompagner les différentes parties prenantes au sein de l’organisation dans cette même transition.

Afin d’élaborer une feuille de route, il est nécessaire de passer en revue les processus et d’identifier les activités les plus porteuses en termes d’automatisation.

Quelles activités faut-il automatiser ?

Les activités qui se prêtent le mieux à la RPA présentent généralement certaines caractéristiques communes :

  • volumes importants
  • faible complexité
  • forte standardisation
  • règles de fonctionnement clairement définies

Elles s’appuient sur des applications ou logiciels multiples, généralement stables, et non intégrés. Elles sont aussi particulièrement efficaces lorsque le niveau de qualité attendu est élevé et que les critères de décision relatifs au traitement des exceptions sont précis.

Les activités qui répondent à ces conditions constituent souvent le cœur des processus de l’organisation. Dès lors, ces activités peuvent être renforcées par les technologies de l’automatisation. Ces technologies ont aujourd’hui une maturité suffisante et ne sont plus réservées seulement au segment « innovation ». L’organisation pourra ainsi recentrer son activité et ses ressources vers des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Un exemple concret de déploiement de la RPA

Prenons l’exemple d’un robot automatisant une série de tâches relevant du contrôle des modifications des données fournisseurs.

Tout d’abord, le robot télécharge les formulaires fournisseurs approuvés depuis un site de partage de fichiers.

Il détermine ensuite les informations à vérifier, se connecte à l’ERP, génère le rapport des modifications des données fournisseurs et l’exporte vers une feuille de calcul.

Il définit enfin la taille d’échantillon appropriée en fonction du nombre d’occurrences, choisit un échantillon de manière aléatoire dans le rapport, trouve les formulaires d’approbation correspondants et compare les données, synthétise les résultats sur une feuille de calcul et produit un rapport détaillé des exceptions notées.

« Même si cet exemple peut paraître prosaïque, il constitue l’un des nombreux domaines dans lesquels l’Audit interne peut gagner du temps, permettant dès lors de se consacrer à d’autres tâches à plus forte valeur. »

Jean-David Benassouli, Associé Data & Analytics, PwC France

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Jean-David Benassouli

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