Contrôle fiscal des comptabilités informatisées

Ils sont doubles.

• Une comptabilité informatisée non conforme. Tenir une comptabilité informatisée impose des obligations comptables et fiscales visant à permettre à l'Administration d'effectuer ses contrôles. Déroger à ces obligations expose les entreprises à des risques de dérapages incontrôlés lors des contrôles fiscaux. Lesquels ?
  • A minima, l'entreprise peut craindre que son contrôle se déroule dans de mauvaises conditions : climat de contrôle défavorable, rapport de force en faveur du service vérificateur, entrave à la capacité de négociation…
  • Plus grave, l'Administration peut rejeter la comptabilité au motif qu'elle est irrégulière ou non probante. Cette procédure l'autorise à reconstituer les bases d'imposition d'après les informations dont elle dispose et à appliquer des pénalités de 40 %.
  • A l'extrême, l'Administration peut même actionner la procédure d'opposition à contrôle fiscal assortie cette fois-ci d'une majoration de 100 %.
    Si l'Administration a longtemps fait preuve d'une attitude conciliante face aux errements plus ou moins graves des entreprises dont les systèmes d'information ne respectaient pas toujours dans le détail la réglementation comptable et fiscale française, cette période pédagogique a vécu. Parier sur la largeur des mailles du filet est aujourd'hui déraisonnable et coûteux.
• Des contrôles fiscaux plus efficaces. Dans le cadre d'un contrôle des comptabilités informatisées, l'Administration effectue aujourd'hui une analyse précise et exhaustive de l'ensemble des opérations objets des traitements informatiques, là où elle effectuait des contrôles « classiques » par sondage, consommateurs de temps et aléatoires. Par ailleurs, la forte coopération sur le terrain entre les vérificateurs informatiques et les vérificateurs généralistes leur permet de mettre en commun leurs compétences. On est toujours plus fort à deux que tout seul d'autant que le vérificateur informatique est également un fiscaliste… Au travers des moyens dont ils disposent, les vérificateurs bénéficient d'une vision et d'une puissance d'analyse accrues des opérations de l'entreprise. Au total, les redressements sont massifiés !

Et lorsque l'Administration se contente de mettre en œuvre un contrôle « classique », la remise dématérialisée de la comptabilité (avec accord de l'entreprise) en renforce l'efficacité !

• Mettre en place une équipe pluridisciplinaire qui anticipe le contrôle
  Si l'Administration sait désormais faire travailler ensemble des binômes complémentaires pour une meilleure efficacité de ses contrôles, tel n'est pas toujours le cas des entreprises. Et pourtant ! Les directeurs fiscaux, les directeurs des systèmes d'information et les directeurs financiers et/ou des comptabilités doivent impérativement coordonner leurs actions de manière permanente et anticiper les contraintes liées aux contrôles fiscaux. Un responsable de projet doit être clairement désigné.
  Anticiper le contrôle de la comptabilité informatisée : tel doit être l'objectif principal de ce groupe de travail. D'expérience en effet, les problématiques posées par le contrôle fiscal informatisé (au regard de la conformité des systèmes comptables ou de l'application des règles fiscales) sont le plus souvent découvertes pendant le contrôle, alors que les vérificateurs sont déjà sur place. Bien au contraire, au-delà de la question de la conformité, les entreprises doivent anticiper les demandes de traitements informatiques qui pourraient être formulées par le contrôleur et les analyser. Si les résultats révèlent des erreurs (calcul erroné de TVA ou défaut dans une formule de prélèvement par exemple), elles peuvent alors être corrigées pour l'avenir et régularisées pour le passé et ce, avant le déclenchement du contrôle. Dans le cas où des éléments sensibles ou sujets à débat sont identifiés, l'entreprise dispose ainsi du temps nécessaire pour préparer les éléments de réponse ou de justification dans la perspective d'un contrôle.

• Impliquer les directions financières
  • Elargir le champ du contrôle interne. Les entreprises dont la comptabilité est informatisée doivent se conformer à des normes de conservation, de présentation et de restitution des documents comptables obligatoires, de la documentation informatique et des données et traitements qui ont concouru directement ou indirectement à la détermination des résultats et des déclarations fiscales. Inclure le respect de ces obligations dans le périmètre du contrôle interne est une bonne pratique simple mais encore trop peu appliquée.
  • Réaliser périodiquement des audits de conformité. Des audits réguliers, testant la capacité de l'entreprise à faire face à un contrôle fiscal, participent en pratique à l'amélioration continue du niveau de conformité. Ils permettent par exemple de vérifier qu'il a bien été tenu compte des évolutions éventuelles de la réglementation applicable aux comptabilités informatisées, des événements intervenus dans la vie de l'entreprise (acquisitions, fusions, scissions, abandons d'activités…) ou dans ses systèmes d'informations (modification de l'environnement matériel ou logiciel). Autre avantage et non des moindres ! Ces audits créent une occasion supplémentaire de faire travailler ensemble les différentes directions impliquées dans la problématique des comptabilités informatisées. Un entrainement à blanc qui permet de roder les équipes avant le contrôle !

• Impliquer les directions juridiques
  De nombreuses décisions stratégiques pour les entreprises sont susceptibles de casser la conformité de leur comptabilité informatisée à la réglementation... sauf à contractuellement se protéger. Une implication du directeur juridique qui peut faire économiser gros !
  La preuve par l'exemple :
  • Délocalisation ou externalisation de la comptabilité. Le recours à des prestataires extérieurs n'exonère pas l'entreprise de ses obligations de documentation, conservation et restitution des données comptables. C'est pourquoi la direction juridique doit négocier les clauses des contrats de prestations avec les tiers pour s'assurer de la conformité aux normes comptables du logiciel et des montées de version, y compris en cas d'évolution de la législation applicable. Précaution indispensable pour pouvoir faire jouer, si nécessaire, la responsabilité de ses cocontractants.
    La coopération des prestataires en cas de contrôle fiscal doit également être contractuellement organisée : accès logique (voire physique) pour l'entreprise, voire pour l'Administration, au système d'information utilisé pour tenir la comptabilité ou aux données, délai de restitution des données et des traitements, garantie de retour ou d'accès aux données en cas de changement de prestataire, hypothèses de réversibilité etc… Précautions d'autant plus précieuses lorsque les prestataires se situent à l'étranger ou hors du groupe !
  • Restructuration. Lors d'une restructuration, des structures juridiques disparaissent souvent … avec leurs systèmes informatiques ! Parfois même, c'est l'occasion dont profitent les entreprises pour migrer vers un nouveau système. Préoccupées par les contraintes budgétaires, les entreprises oublient souvent de conserver les systèmes anciens voire même les données informatiques. Il est essentiel de s'assurer, pour l'entreprise qui survit, que les données des sociétés dont elle reprend les droits et obligations (y compris fiscales) restent accessibles sur les périodes ouvertes à contrôle.
    Par ailleurs, la négociation des clauses de garantie de passif des contrats d'acquisition auprès d'un tiers (« Share Purchase Agreement ») doit impérativement couvrir, dans les engagements ou déclarations du cédant, l'ensemble des obligations liées à la tenue d'une comptabilité informatisée conforme (documentation, conservation des données, restitution). En l'absence de garantie de passif, la récupération de l'intégralité des systèmes de la société cible avec l'antériorité est indispensable.
    Le contrôle des comptabilités informatisées constitue désormais une source de risques majeurs pour les entreprises. Sa gestion ne peut plus s'improviser au dernier moment. Au contraire, les entreprises doivent se préparer et anticiper les problématiques afin de s'aligner sur le niveau d'organisation déjà atteint par l'Administration. C'est désormais avant la réception de l'avis de vérification que l'essentiel du contrôle se gagne !

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